年度末は決算で忙しい時期ですが、
それが終えるとこれまでに溜まった書類の整理をします。
書類の数が少なければ整理の頻度を低くしてもいいと思いますが、
出来れば毎年段ボールなどを活用して行い、
誰でも簡単に必要な書類が出せるようにしておきたいものです。
これは一般に文書ファイリングといわれているものですが、
原則としてはよく一緒に使うものが一緒になっていることです。
例えば、相手先別、主題別、表題別、一件別、形式別などで、
一件別であれば一連の流れが分かるようにしたものです。
形式別であれば、社交文書や通達などがそれにあたるでしょう。
さて、この文書の保存方法は、
保管庫に２年分入っていれば良く、
上の出しやすい部分には今年度、若しくは前年度が入り、
下の段にその前の年度のものを入れたほうが分かりやすくなります。
それ以前のものを段ボール活用し保管をするようにしますが、
ファイリングされた背表紙が見えるようにすると、
事例などを調べる際にも役に立ちます。
これが一般的な文書ファイリングあるいは、
保管の方法ですが、担当者によって変わる、
その年によって変わるといったことでは、
社内で一貫性が取れません。
面倒でも、毎年行ったほうが良いのです。
段ボールにはしっかり明記しておくことも必要になります。